คำแนะนำ

คำแนะนำโปรแกรมประมวลผลคำ
ลักษณะ ความสำคัญ ของโปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมประมวลผลคำ เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับการสร้างและตกแต่งเอกสารต่าง ๆ เช่น การพิมพ์รายงาน บทความ จดหมาย หนังสือราชการเอกสารแผ่นพับ และอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานว่าจะใช้ผลิตเอกสารแบบใด โปรแกรมประมวลผลคำที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายคือโปรแกรมMicrosoft Word ซึ่งมีคุณสมบัติเด่นและความสามารถดังนี้
คุณสมบัติของโปรแกรมประมวลผลคำ
             1. ใช้แป้นพิมพ์คล้ายกับแป้นพิมพ์ดีดแต่ใช้งานได้ง่ายกว่า
             2. สามารถแก้ไข ดัดแปลง ลบ และเพิ่มข้อความได้สะดวก
             3. สามารถแทรกภาพ ตาราง ใส่สี และแรเงาได้
             4. แสดงผลที่จอภาพได้เหมือนกับที่พิมพ์จริงในกระดาษ
             5. พิมพ์เอกสารขนาดยาว ๆ ได้
             6. ใส่หัวกระดาษและท้ายกระดาษได้อย่างอัตโนมัติ
             7. ใส่เลขหน้าเอกสาร วันที่ เวลา และภาพประกอบได้
             8. ใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้ ฯลฯ
       ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
            1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ สามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้สะดวกและรวดเร็ว
            2. ลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก
            3. ลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก
            4. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร
            5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่างๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง        
           6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้ หรืออาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้